foto
Ruimte voor talent
Ruimte voor talent
WZ logo
uit de schoolgids

Protocol Communicatie tussen school en ouders     

In een omgeving waarin jonge mensen en volwassenen dagelijks intensief met elkaar samenwerken, gebeurt van alles. Onze leerlingen in de leeftijd van 12-18 jaar ontwikkelen zich voortdurend en in hoog tempo; dat proces willen we als school en ouders zo goed mogelijk volgen en sturen. Nauwe samenwerking en goede contacten tussen de school en ouders zijn daarbij van doorslaggevend belang.
 
In de huidige maatschappij is ‘informatie verstrekken’ én ‘informatie zelf ophalen’ heel normaal en breed geaccepteerd. Dus: alle bij de school betrokkenen (personeel, ouders en leerlingen) ontvangen informatie, maar zullen in bepaalde gevallen zelf ook actie moeten ondernemen om aan informatie te komen.
 
De school spant zich in om de communicatie tussen school en ouders zo goed en helder mogelijk te laten verlopen. Duidelijke afspraken binnen de school en tussen ouders en school achten we daarbij noodzakelijk. Hieronder geven we aan hoe we dat doen op CSG Willem de Zwijger.
 

Wanneer en hoe informeert de school de ouders?

In het algemeen geldt dat de school kiest voor de kortste en snelste weg (dus via zo min mogelijk schakels):
  • de mentor neemt contact op met ouders over aangelegenheden rond het algemene welzijn van een leerling of als deze over de hele linie onderpresteert, afwijkend of ongewenst gedrag vertoont;
  • de vakdocent neemt contact op met ouders als de leerling voor zijn/haar vak ongewenst gedrag vertoont of zwaar onderpresteert, enz.;
  • de afdelingsleider communiceert met ouders over zaken die hele afdeling of een deel daarvan betreffen;
  • de directie communiceert met ouders over bijzondere gebeurtenissen. 

 

Wat mogen de ouders van de school verwachten?

  • mail of brief bij incidentele gebeurtenissen als spreekavond, werkweek, vakexcursie, afwijken van de normale gang van zaken, etc.
  • een website waarop algemene en actuele informatie te vinden is over ontwikkelingen op school, het rooster, behaalde cijfers, de jaaragenda, enz. 

Wat verwacht de school van de ouders?

  • ouders zijn actief betrokken bij het wel en wee van hun kind op school
  • ouders houden zelf hun persoonlijke gegevens bij in Magister
  • ouders bekijken 2x per maand de behaalde cijfers van hun kind in Magister
  • ouders checken wekelijks hun email op berichten van school
  • ouders stellen de mentor op de hoogte van gebeurtenissen in het gezin die van invloed kunnen zijn op het gedrag en de prestatie van de leerling
  • ouders geven tijdig en volgens de verlofprocedure aan wanneer hun kind niet op school aanwezig kan zijn
  • ouders die bezorgd zijn over hun kind of een gebeurtenis op school nemen contact op met de mentor. 

Wie kunnen ouders benaderen?

  • de mentor: over het welzijn van het kind;
  • de vakdocent: over cijfers of vakinhoudelijke aangelegenheden;
  • de afdelingsleider: voor organisatorische zaken en zaken van algemene aard;
  • de afdelingsleider: ‘bij geen reactie van een docent’;
  • de verzuimcoördinator: voor een verlofaanvraag;
  • de rector: voor een specifieke klacht.

Communiceren van beleidswijzigingen

  • wijzigingen in organisatie of beleid worden, afhankelijk van de aard en urgentie van de wijziging, door de schoolleiding aan alle ouders medegedeeld in de Digitale Nieuwsbrief
  • op de website wordt bij Mededelingen melding gemaakt van de wijziging en doorverwezen naar de digitale Nieuwsbrief
  • als de situatie daarom vraagt, kunnen de ouders ook schriftelijk door middel van een brief geïnformeerd worden

 

Communicatie bij bijzondere activiteiten of gebeurtenissen (geen incidenten)

  • Van bijzondere activiteiten of gebeurtenissen die afwijken van het jaarrooster worden de betreffende ouders via de mail  twee weken van te voren op de hoogte gebracht.
  • Activiteiten die vooraf gepland en opgenomen zijn in het jaarprogramma worden genoemd in de digitale Nieuwsbrief
     

Communicatie bij incidenten

Bij een incident beslist de schoolleiding hoe het incident te communiceren

 
Wat gebeurt er als u belt of mailt naar school?  

U belt naar het algemene nummer van de school:

  • De receptie maakt van elk telefoontje dat niet direct kan worden doorverbonden een telefoonnotitie. Deze notitie wordt in het postvakje gelegd.
  • De ontvanger van de notitie belt zo mogelijk dezelfde dag terug, maar uiterlijk binnen 3 werkdagen.
  • Als de medewerker vandaag en/of morgen niet aanwezig is, meldt de receptie dit aan de beller en geeft aan wanneer de docent op school is of wanneer teruggebeld zal worden.
  • Privégegevens van personeel worden niet verstrekt aan  derden.
  • In uitzonderlijke en/of urgente gevallen wordt de schoolleiding ingeschakeld om het telefoontje af te handelen.
  • Zeer persoonlijke, spanningsvolle of emotioneel geladen gesprekken worden door de school niet per telefoon gevoerd. U ontvangt een uitnodiging voor een gesprek op school.

 

U stuurt een email naar een medewerker

Binnen een paar werkdagen ontvangt u een reactie van de medewerker.

 
De school gebruikt e-mail nóóit voor:

  • emotioneel geladen boodschappen
  • vertrouwelijke informatie.
     
     juni 2013